Mini-audyt czyli jak rozpoznać, że praktyka HR przestała działać zgodnie z założeniami
W intranecie wisi grafika: „Rozmowy roczne – narzędzie rozwoju i partnerstwa”. Jest procedura, FAQ i prezentacja z warsztatów dla menedżerów. HR deklaruje: system jest, wszyscy poinformowani.
Kiedy jednak zaczyna się cykl rozmów rocznych, w zespole Michała – kierownika sprzedaży – przybiera to bardziej codzienną formę. W kalendarzu pojawiają się krótkie, trzydziestominutowe spotkania. Michał przechodzi z pracownikami przez formularz, rozmawia o wynikach i planach na kolejny rok. Kasia, jedna ze specjalistek w zespole, przygotowuje się do takiej rozmowy bardzo dokładnie. Spisuje najważniejsze projekty z ostatnich miesięcy i zastanawia się, czy jedno potknięcie z końca kwartału nie wpłynie na ocenę. Zygmunt, który dołączył do firmy niedawno, nie przygotowuje się specjalnie do rozmowy. Traktuje ją raczej jako formalność i zakłada, że spotkanie niewiele zmieni.
Ta sama praktyka HR. Ten sam formularz.
A jednak dla różnych osób znaczy ona coś innego.
Takie sytuacje nie są niczym wyjątkowym. Ta sama praktyka HR może wyglądać w organizacji inaczej niż w dokumentach i przybierać różne formy w codziennej pracy. Czasami różnice są niewielkie i system działa całkiem sprawnie. Czasami jednak pojawiają się wyraźne rozbieżności. Wtedy narzędzie, które na papierze wygląda dobrze, w praktyce przestaje działać tak, jak zakładano.
W tym tekście pokażę prosty mini-audyt, który pozwala zobaczyć, gdzie dokładnie pojawiają się takie rozbieżności i od czego zacząć korektę. Zrobimy to na przykładzie ocen okresowych, ale sama macierz audytu jest uniwersalna — możesz zastosować ją do dowolnej praktyki HR.
Rama – trzy poziomy i 9 pytań
Mini-audyt opiera się na prostej ramie myślenia: każda praktyka HR funkcjonuje w organizacji jednocześnie na kilku poziomach i można ją analizować z kilku perspektyw. W tym narzędziu łączymy dwa takie spojrzenia: trzy poziomy funkcjonowania praktyki oraz trzy pytania dotyczące jej treści, procesu i intencji.
Jeśli chcesz zobaczyć dokładniej model trzech poziomów praktyki HR, wyjaśniam go szerzej w osobnym tekście. Poniżej krótkie przypomnienie.
Jedna praktyka HR może funkcjonować w organizacji jednocześnie na trzech poziomach.
projekt – założenia i intencje
co organizacja zaprojektowała i komunikuje
użycie – działanie menedżerów
co faktycznie dzieje się w codziennej pracy
odbiór – interpretacja pracowników
jak pracownicy rozumieją daną praktykę
W mini-audycie wykorzystamy te trzy poziomy jako ramę obserwacji. Na każdym z nich zadasz te same trzy pytania dotyczące treści, procesu i intencji praktyki HR.
- treść – co obejmuje ta praktyka
- proces – jak ma przebiegać lub jak jest realizowana
- intencja – jaki cel ma realizować ta praktyka
Kiedy te trzy pytania zadasz na każdym z trzech poziomów – projektu, użycia i odbioru – powstaje dziewięć pól obserwacji.
3 poziomy × 3 pytania = 9 pól obserwacji
W efekcie powstaje prosta macierz 3 × 3. Poniżej znajdziesz graficzny przykład takiej macierzy.
Tabela 1. Macierz mini-audytu (3 poziomy × 3 pytania)